Glossar

Ablage dient der kurz-und mittelfristigenAufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten zum Zweck des schnellen und einfachen Zugriffs und ist als dynamischer und veränderlicher Teil eines DMS zu betrachten. Sie ist mit einem klassischen Dokumenten-Management-System im engeren Sinn gleichzusetzen.
   
Ablagestruktur ein hierarchisches Ordnungssystem für die Archivierung von Dokumenten. Mit Hilfe der Ablagestruktur bestimmt der Anwender wo, d.h. unter welcher Rubrik, das zu archivierende Dokument abgelegt wird.
   
Archiv dient der langfristigen, geordneten und statistischen Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten. In einem Archiv kann einheitlich nach allen dort abgelegten Dokumenten recherchiert werden. Auf archivierte Dokumente wird im Normalfall nicht verändernd, sondern nur lesend zugegriffen.
   
Archivsysteme werden im Allgemeinen als Endablage eingesetzt und dienen zur revisionssicheren, unveränderbaren Speicherung von Informationen. Elektronische Archivsysteme gehen von einem ähnlichen Ansatz wie die klassischen Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinne aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne Dokumente und Container verwaltet. Archivsysteme besitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen in Jukeboxen zu verwalten.
   
BLOB (Binary Large Object) ein Datenobjekt, das vom Archivsystem verwahrt aber nicht interpretiert wird.
   
BLOB ID die interne Identifikationsnummer des Datenobjekts (BLOB).
   
Bürokommunikation (BK) ein aus einzelnen Modulen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafikanwendung, Datenbank, Kalender oder E-Mail bestehendes Softwarepaket. Unterschieden werden oft die im Hintergrund liegenden Module wie Mail- oder Datenbankkomponenten als „Back-Office“ und auf der anderen Seite direkte, am Bildschirm ausführbare Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafikanwendungen als „Front-Office“.
   
CD (Compact Disc) industriell gefertigter Nur-Lese-Speicher. Ursprünglich von Philips und Sony als Audio-CD entwickelt.
   
CD-R (Compact Disc - Recordable) optische Speichermedien, die dem Anwender das einmalige Beschreiben des Mediums ermöglichen.
   
CD-ROM (Compact Disk - Read Only Memory) industriell gefertigte optische Speichermedien in der Größe 5 1/4 Zoll, die vom Anwender nur gelesen werden können. CD-ROM haben eine Kapazität von mindestens 650 MB.
   
Check-in, Check-out eine Funktion von DMS für den dokumentierten Export und Import von Dateien aus und in das DMS, wodurch u.a. auch die externe Bearbeitung außerhalb des Systems ermöglicht wird.
   
Client ein System in einer Netzverbindung, das einen Dienst nicht selbst erbringen kann, sondern die Dienstleistungen eines Servers in Anspruch nimmt.
   
Client-Server-Architektur beschreibt das Zusammenspiel zwischen Ressourcen eines Arbeitsplatzes mit speziellen Ressourcen einer zentralen Instanz aus der Sicht des Client. Ein Server kann wiederum zu einem Client werden, indem er andere Dienste nutzt. Zu den typischen Client-Funktionen zählen Benutzeroberflächenunterstützung oder lokales Dokumenten-Management. Server-Funktionen zeichnen sich z.B. durch zentrale Datenbankverwaltung oder Kommunikationsmanagement aus.
   
COLD (Computer Output on Laser Disk) Verfahren zur Massendatenarchivierung auf digitalen optischen Speichern. COLD-Systeme nehmen Dateien entgegen, extrahieren Indexdaten und speichern die Informationen. Die Daten können formatgetreu unter Verwendung von Overlays oder Hintergrundlayouts angezeigt werden
   
DDE (Dynamic Data Exchange) Microsoft-Standard zum Austausch von Daten zwischen Anwendungsprogrammen.
   
DMA Document Management AIliance
   
DMA-Modell spezifiziert grundlegende Operationen und gemeinsame Elemente aller DMA-konformen Dokumenten-Management-Systeme. Der Zugriff auf ein DMA-System wird über Zugriffspunkte und Servicepunkte bereitgestellt. DMA Middleware sorgt für die Verteilung der Zugriffe. Für den Client bietet DMA eine einheitliche Sicht auf alle Dokumente, unabhängig von ihrem Ort, ihrer Erstellung usw.
   
DMS Dokumenten-Management-System
   
Document lmaging computergestützte Erfassung, Speicherung, Suche, Änderung und Ausgabe von Images.
   
Document Management AIliance (DMA) ein Zusammenschluß von über 100 Unternehmen mit dem Ziel, Standards und Produkte zur Verfügung zu stellen, die die Interoperabilität von Dokumenten-Management-Anwendungen ermöglichen.
   
Dokument entspricht nicht nur den ehemaligen Papierdokumenten, sondern kann daneben jede andere digitale Form von Informationen beinhalten, die zu einem Dokument verbunden werden. Ein Dokument kann aus einem (z.B. einem Bild oder einem Datensatz) oder mehreren Einzelobjekten (z. B. mehreren Bildern, einer Datei mit integrierten Bildern, Texten und Tabellen, gemischten Inhalten aus mehreren Quellen) bestehen.
   
Dokument-ID (Dok-ID) eine eindeutige Dokumentnummer, die zur Identifizierung dieses Dokuments dient. Die ID-Nummer ist fortlaufend und wird von dem Erfassungssystem automatisch vergeben.
   
Dokumenten-Management Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit. Unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente gespeichert sind.
   
Dokumenten-Management-System (DMS) Gesamtsystem, bestehend aus Hard- und Software, mit dem die in einem Unternehmen anfallenden Informationen aufgenommen, verwaltet und bearbeitet werden. Diese Informationen können in Papierform oder elektronisch vorliegen. Die Papierdokumente werden vor der Erfassung in ein digitales Format überführt. Die zu erfassenden Dokumente werden indexiert und können somit gezielt gesucht und wiedergefunden werden. Des Weiteren ist eineVolltextsuche möglich, bei der direkt Bezug auf den Inhalt eines Dokuments genommen wird.
   
Dokumenten-Management-System (DMS) im en ermöglicht die Verwaltung von Dateien in Netzwerken. Diese Systeme sind dokumentorientiert, das heißt Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen.
   
Dokumenten-Management-System (DMS) im we Sammelbegriff für die sich zunehmend mischenden Systemkategorien Dokumenten-Management-Systeme (DMS) im engeren Sinn, Document Imaging, Groupware, Workflow, elektronische Archivsysteme mit digitalen optischen Speichern, E-Forms u.a.
   
Dokumenttyp Auch Dokumentart genannt, beschreibt Dokumente mit gleichen Merkmalen. Zur Klassifizierung von Dokumenten werden diesen bestimmte Dokumenttypen zugewiesen. Dokumenttypen werden nach Art ihrer Verwendung definiert und können zweckentsprechend eingerichtet werden. Solche Dokumenttypen sind zum Beispiel Notizen, Angebote, Bestellungen.
   
DVD (Digital Versatile Disk) ein Speichermedium im Format der Compact Disk, jedoch mit höheren Speicherkapazitäten.
   
EDI-Ausprägungen (Electronic Data Interchange) Oberbegriff für Systemkonzepte, die es ermöglichen, in einem EDV-System erstellte Daten zu einem anderen System zu übertragen und dort direkt elektronisch weiterzuverarbeiten
   
EDMS 1. (Electronic Document Management System) DMS. 2. (Engineering Document Management System) ein DMS zum bevorzugten Einsatz in einer technischen Umgebung zur Integration von Produktionsplanungs- oder CAD-Systemen. 3. (Enterprise Document Management System) unternehmensweit eingesetztes Dokumenten-Management-System.
   
Enabling Einbindung/Ergänzung vorhandener Anwendungen in/um DMS-Funktionalität.
   
Ergebnisliste Ergebnis einer Rechercheanfrage, aus dem der Benutzer ersehen kann, welche Dokumente die angegebenen Suchkriterien erfüllen.
   
Faksimile Abbild eines Originals. Information (z. B. Text, Grafik), die als Rasterbild vorliegt. Bei Faksimiles handelt es sich um nichtkodierte Informationen, die vom Rechner nicht direkt weiterverarbeitet werden können.
   
Funktionsrecht Berechtigung des Benutzers, in der Applikation eine gewisse Funktionalität nutzen zu dürfen.
   
GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer Buch- und Speicherbuchführung. In den GoBS sind die Grundsätze für die revisionssichere Archivierung und die Verfahrensdokumentation festgelegt.
   
Groupware setzt auf Modulen der Bürokommunikation auf, verknüpft die einzelnen Komponenten mit einer eigenen Intelligenz und stellt alle Werkzeuge aufgabenorientiert für die Zusammenarbeit von Gruppen zur Verfügung.
   
Grundsätze elektronischer Archivierung Anforderungen an elektronische Archivsysteme, damit diese als revisionssicher, konsistent und recoveryfähig akzeptiert werden können (revisionssichere Archivierung).
   
Hierarchische Suche eine Suchfunktion, bei der Dokumentklassen nach gespeicherten Dokumenten durchsucht werden.
   
Historie eine Funktionalität eines DMS, die dem Benutzer einen Überblick über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments gibt. Sämtliche Aktionen, wie die Erstellung, die Bearbeitung oder Änderung werden dokumentiert und können vom Benutzer eingesehen werden.
   
ICR (lntelligent Character Recognition) Methode zur Texterkennung in einem NCI-Dokument. Neben OCR-Methoden werden weitere Informationsquellen bei der Umwandlung berücksichtigt und so die Erkennungsrate gegenüber herkömmlichen OCR-Techniken verbessert.
   
IFS (lnstallable File System) ein Bestandteil der Architektur des Dateisystems, der für die Zugriffsvermittlung der verschiedenen Komponenten des Dateisystems verantwortlich ist.
   
Index Suchkennzeichen; die Menge festgelegter Suchinformationen für das Retrieval und den Zugriff. Der Index setzt sich aus beschreibenden und identifizierenden Attributen zusammen.
   
Indexdatenbank eine integrierte Referenzdatenbank eines DMS, die die Indexinformationen der abgelegten oder archivierten Dokumente enthält.
   
Indexierung ein in der Regel datenbankgestütztes Verfahren zur Erstellung möglichst eindeutiger Zugriffsinformationen für das schnelle Wiederauffinden gespeicherter Dokumente, Dokumentengruppen oder einzelner Teile von Dokumenten.
   
Java Programmierumgebung für das World Wide Web vo

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