Betriebswirtschaftliche Betrachtung DMS
Betriebswirtschaftliche Betrachtung eines Dokumentenmanagements
Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente:
- Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
- Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
- Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
- Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
- Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
- Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
- Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
- Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
- Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
- Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
Vorteile vom ersten Tag an
- Sofortiger Zugriffe auf beliebige Dokumente von überall
- Zeitersparnis für Ablage/Rückstellung und Wiedervorlage von bzw. Warten auf Dokumente
- Keine falsch abgelegten, fehlgeleiteten oder verlorenen Akten mehr
- Einfache Suche der Dokumente nach beliebigen Kriterien
- Abbildung in anwendungsspezifischen Akten- und Ordnerstrukturen
- Schnelle Weiterleitung hausintern und extern
- Reduzierung der internen Kopieraufwendungen z.B. bei Mehrfachverteilung
- Parallele Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht parallele Abläufe
- Automatische Sicherung des kompletten Archivs
- Keine Möglichkeit der Aktenmanipulation oder Aktenentnahme bei revisionssicheren Archiven
- Wegfall der Bereinigungsarbeiten bei Altakten
- Automationsmöglichkeiten dokumentenbasierten Prozesse
- Raumersparnis
Spar- und Gewinnpotentiale
- Verringerung des Papierverbrauchs und Druckkosten bis zu 70%
- Reduzierung von internen Bearbeitungszeiten
- Reduzierung von Warte- und Liegezeiten
- Effizienzsteigerung beim Personal
- Reduzierung von Durchlaufzeiten bei internen Prozessen
- Senkung von Logistikkosten
- Senkung der Raumkosten
- Return of Investment schon nach 6 Monaten