Betriebswirtschaftliche Betrachtung DMS

Betriebswirtschaftliche Betrachtung eines Dokumentenmanagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente:

  • Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
  • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A  Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
  • Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
  • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
  • Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
  • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
  • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage       

 

Vorteile vom ersten Tag an
 

  • Sofortiger Zugriffe auf beliebige Dokumente von überall
  • Zeitersparnis für Ablage/Rückstellung und Wiedervorlage von bzw. Warten auf Dokumente
  • Keine falsch abgelegten, fehlgeleiteten oder verlorenen Akten mehr
  • Einfache Suche der Dokumente nach beliebigen Kriterien
  • Abbildung in anwendungsspezifischen Akten- und Ordnerstrukturen
  • Schnelle Weiterleitung hausintern und extern
  • Reduzierung der internen Kopieraufwendungen z.B. bei Mehrfachverteilung
  • Parallele Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht parallele Abläufe
  • Automatische Sicherung des kompletten Archivs
  • Keine Möglichkeit der Aktenmanipulation oder Aktenentnahme bei revisionssicheren Archiven
  • Wegfall der Bereinigungsarbeiten bei Altakten
  • Automationsmöglichkeiten dokumentenbasierten Prozesse
  • Raumersparnis
  •  

 

Spar- und Gewinnpotentiale
 

  • Verringerung des Papierverbrauchs und Druckkosten bis zu 70%
  • Reduzierung von internen Bearbeitungszeiten
  • Reduzierung von Warte- und Liegezeiten
  • Effizienzsteigerung beim Personal
  • Reduzierung von Durchlaufzeiten bei internen Prozessen
  • Senkung von Logistikkosten
  • Senkung der Raumkosten
  • Return of Investment schon nach 6 Monaten

Unternehmen

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