Presse

Pressespiegel - alles rum um das Thema Dokumenten-Management.

Dokumente schneller finden, Platz und Zeit sparen, weniger drucken!

13.10.2007

Dokumenten-Management-Center Kassel der Pro Dokument gemeinnützige GmbH

Dokumente schneller finden, Platz und Zeit sparen, weniger drucken!

 

Das Papier ist tot, es lebe das Papier. Anfang Oktober informierte der Bundesverband für Umweltberatung dass mit 252,7 Kilogramm der Papierverbrauch im vergangenen Jahr in Deutschland so hoch wie nie zuvor war. „Zusätzlich stieg der Papierpreis in diesem Jahr um rund 15 Prozent“, weiß Roland Müller, Betriebsleiter der Pro Dokument gemeinnützigen GmbH (Dokumenten-Management-Centers Kassel) zu berichten. Doch wo genau sind diese „Kosten- und Materialfresser“ in den nordhessischen Betrieben zu finden? Diese Frage zu Klären und individuelle Einspar- und Rationalisierungspotenziale zu ermitteln, hat sich der erfolgreiche Scandienstleister zur Aufgabe gemacht.

Täglich werden Firmen mit einer Flut von Briefen, Faxen, E-Mails, Belegen und anderen Dokumenten konfrontiert. Die geordnete Ablage und vor allem die Suche nach den Unterlagen verursachen enorme Kosten. Elektronische Archivierung sowie ein Workflow- und Dokumenten Management System (DMS) bietet Unternehmen einen schnellen und gezielten Datenzugriff und spart den Mitarbeitern wertvolle Zeit. Das senkt nicht nur die Personal, sondern auch die Materialkosten. Denn beispielsweise das Kopieren einer Eingangsrechnung für die verschiedenen Abteilungen wird dadurch überflüssig. Jede Abteilung kann sofort auf das im DMS abgelegte Dokument zugreifen und den Bearbeitungsstatus sehen. Das bringt auch Imagevorteil bei der Kundenbindung. Denn mit einem Klick ist der Sachbearbeiter bei einem Kundenanruf sofort auf dem Laufenden. Darüber hinaus spart die digitale Archivierung Platz, denn lange Aktenregale gehören der Vergangenheit an.

 

 

DMS Software oder Scan-Dienstleistung – was ist für Unternehmen wirtschaftlicher?

 

Klein- und Mittelstand legt Wert auf eine revisionssicher elektronische Dokumenten-Archivierung. Wertvolle Arbeitszeit soll nicht für lange Suchzeiten nach Belegen verschwendet werden. Binnen buchstäblicher drei Sekunden (!) werden die digitalisierten Dokumente gefunden und auf dem Monitor angezeigt. Die eruierten Informationen können nun verwenden oder auch mit einem Mausklick per Fax oder eMail an Dritte versandt werden. Des Weiteren können bislang passiv genutzte Archivräumlichkeiten als aktive Büro- oder Produktionsflächen genutzt werden. Unterschiedliche DMS-Lösungen hat Pro Dokument hierfür im Angebot. DocuWare, Windream und Ricoh ScannerVision. Alle drei DMS-Softwareprodukte glänzen durch ihre einfache benutzerfreundliche Bedienung bei geringem administrativen Aufwand.- ergo nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, anwenderfreundliche Menüführung und Piktogrammdarstellung sowie Barcodeerkennung und OCR-Texterkennung sind selbstverständlich.

 

Größere Unternehmen legen neben der reinen Archivierung und schnellen Recherche von Dokumenten verstärkt Wert auf regelbasierte Dokumenten-Workflows. Bei solchen erweiterten Lösungen, bei denen maximale Bearbeitungszeiten hinterlegt werden können, wird die Durchlaufzeit minimiert, so dass z.B. Skonti bei Kreditoren sicher einbehalten werden können. d.3 von Develop hat sich seit Jahren für solche hohen Ansprüche als leistungsstarke DMS-Software im Markt durchgesetzt.

 

Wer aus persönlichen Gründen keine DMS-Software im eigenen Unternehmen implementieren möchte, kann seine Dokumente extern digitalisieren lassen – die originäre Aufgabe der Pro Dokument gemeinnützigen GmbH. Das Dokumenten-Management-Center Kassel ist von der Initiative Mittelstand mit dem Innovationspreis 2007 (Kategorie DMS) ausgezeichnet worden. Zu recht, so die Jury. Neben den professionellen Scandienstleistungen glänzt der DMS-Profi aus Nordhessen durch sein flexibles Outputmanagement. Soll heißen: die Kunden können wählen, wie sie ihre gescanten Dokumente erhalten sollen: per CD/DVD mit einer selbstragenden DMS-Software, als Datenstrom über eine getunnelte Internetverbindung (VPN) ins eigene Unternehmen oder aber sie verbleiben auf den Hochverfügbarkeitsservern der Pro Dokument. Die Benutzer greifen über eine sicherheitzertifikatsgeschützte Internetverbindung auf die Daten zu und können sogar die volle Funktionalität von Develop d.3 nutzen.

 

Ob der Einsatz einer eigenen DMS-Softwarelösung, die reine Scandienstleistung oder aber eine Kombination aus beiden am wirtschaftlichsten ist, entscheidet der Kunde nach einem kostenlosen Workshop und analysiertem Individualbedarf selbst.

 

DMS-Kompetenz-Netzwerk im Herzen Deutschlands

Das Produkt- und Dienstleistungsportfolio der Pro Dokument gemeinnützigen GmbH ist modular. Die Kernkompetenzen werden durch das LESSPAPER-Netzwerk ergänzt. Zu diesem in Deutschland wohl einzigartigen DMS-Netzwerk gehören neben der Kasseler Werkstatt (Aktenvernichtung), Heinz Jacob Lesspaper Solutions (Druckkostenanalysen, Vertrieb und Wartung von Scannern und Druckern) auch der Hard- und Softwarespezialist networking concepts GmbH aus Kassel. Die bundesweit operierende Kooperationsgemeinschaft besteht seit 5 Jahren und hat über 60 DMS-Kostensenkungs-Projekte erfolgreich realisiert. Mehr Infos unter www.pro-dokument.de und www.lesspaper.de .

 

« ZURÜCK

Unternehmen

Unternehmen

kunden-orientiert, innovativ                     ...mit sozialem Auftrag

Daten-Hosting

Daten-Hosting

Data-Hosting - Zugriff auf Ihre Daten ...jederzeit sicher und weltweit!

Projekt-Management

Projekt-Management

Unser Dienstleistungsportfolio ist ganzheitlich und modular.