Presse

Pressespiegel - alles rum um das Thema Dokumenten-Management.

Vorbehalte gegen elektronische Archive sind meist unbegründet

25.10.2006

„Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden“

Vorbehalte gegen elektronische Archive sind meist unbegründet

 

Schon in den 70er Jahren träumten viele Unternehmen davon, eines Tages das "papierlose Büro" zu haben. Heute, rund 30 Jahre später, ist dieser Traum in den meisten Betrieben noch nicht Wirklichkeit geworden. Im Gegenteil. Oftmals fordern lückenlose Nachweispflichten, Dokumentationen z.B. des Qualitätsmanagements oder (überflüssige) Kopien auf Grund innerbetrieblicher Abläufe einen erhöhten Druck- und Kopieroutput. Das kostet Unternehmen viel Platz, Zeit und vor allem Geld. Der Leidensdruck nimmt in allen Branchen zu und zwar unabhängig von der Betriebsgröße. Die Folge: Anfragen bei Dokumenten-Management (DMS) Softwareherstellern und DMS-Scandienstleistern nimmt rasant zu.

 

Bedenken in den Unternehmen unbegründet

Unabhängige Studien [[A]] zeigen jedoch, dass es vom Erstkontakt mit einem DMS-Anbieter bis zur Umsetzung im eigenen Unternehmen durchschnittlich 18 bis 24 Monate dauert. „Die Gründe sind vielschichtig und ergeben sich aus Fragen, die unbeantwortet betriebswirtschaftliches Unwohlsein bei Verantwortlichen auslösen können“, sagt Roland Müller (43), Betriebsleiter der Pro Dokument gGmbH, einer der großen Scandienstleister in Deutschland. Auf Messen und in Workshops werden dem DMS-Profi immer wieder die gleichen Fragen gestellt:

1.Sind meine gescanten, dann digitalen Dokumente wirklich sicher?

2.Kann ich nach dem Scannen alle Papierdokumente vernichten lassen?

3.Gerate ich durch DMS in eine dauerhafte Abhängigkeit der gewählten Softwarehersteller oder Scandienstleister?

4.Ergeben sich für mich aus der digitalen Betriebsprüfung eventuell fiskalische Nachteile?

5.Werden sich auch ältere Mitarbeiter/Innen auf eine digitale Akte umstellen können?

6.Ab wann rechnet sich ein DMS-System oder die Beauftragung eines Scandienstleisters (ROI)?

 

„Alle Fragen sind gleichermaßen wichtig“, weiß Roland Müller und ohne zufrieden stellende Antworten werde kein Unternehmen DMS einführen – weder als Software noch als Dienstleistung. DMS kann zu dem auch ein Eingriff in innerbetriebliche Strukturen sein – kann, muss aber nicht. Dennoch oder gerade deswegen will das vorher gut überlegt sein. „Die meisten Unternehmen rufen bei uns an, weil sie in Papier nahezu ertrinken und deren Archive aus allen Nähten platzen. Nach einem kostenlosen Workshop erkennen die Verantwortlichen jedoch, dass der weit größere Nutzen in der Optimierung der Betriebsabläufe liegt. Des Weiteren sparen Unternehmen durch die effizientere Papierablage und schnellere Dokumentensuche. Das steigert die Mitarbeitereffizienz und reduziert Personalkosten. Zum anderen wird der Papierausstoß in der Regel um mehr als 60% reduziert, das wiederum Kosten spart.“

 

Die Frage (1) nach der Sicherheit digitaler Dokumente ist grundlegend. Die Zeiten von Windows 95 sind jedoch zum Glück vorbei, als nahezu täglich der PC abstürzte und Datenverluste zu beklagen waren. Heute laufen Server und PCs Dank der neueren Betriebssysteme stabil. Selbst bei seltenen „Abstürzen“ sind in der Regel keine Datenverluste zu beklagen. Zudem haben alle Unternehmen manuelle, meist automatisierte Sicherungssysteme im Einsatz, so dass im Worst Case Datenverluste minimiert sind. „Wenn ich auf Workshops gefragt werde, wie sicher sind denn digitale Akten, werfe ich den Ball immer zurück und frage: „Wie sicher sind denn derzeit Ihre Papierdokumente bei Ihnen im Keller, wo die 50 Jahre alten Wasserrohre lang laufen?““, sagt der Betriebsleiter des Kasseler Scandienstleister und lächelt verschmitzt. Spätestens seit Dresden und Weimar weiß jeder, dass Wasser und Feuer keine Freunde von Papier sind. „Wir haben schon Akten aus Kellern von Steuerberatern geholt, die dort zwei Entfeuchter laufen hatten“, weiß Müller zu berichten.

 

Sind Papierdokumente revisionssicher digitalisiert worden, können die meisten davon vernichtet werden (Frage 2). Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, dass z.B. Eröffnungsunterlagen, Bilanzen und Dokumente mit notariellem Siegel in Papier aufgehoben werden müssen. Lieferscheine, Rechnungen & Co. werden physikalisch nicht mehr benötigt. Jedoch muss die Digitalisierung revisionssicher erfolgen. Revisionssicherheit, so der Scan-Profi aus Kassel, lässt sich grob in vier Bereiche unterteilen, die alle erfüllt werden müssen:

  1. Es muss eine als revisionssicher zertifizierte Software verwendet werden.
  2. Die gescanten Dokumente müssen zwingend im TIF-Format abgelegt werden (nicht in pdf auch nicht pdf/A!).
  3. Die Daten müssen auf geeigneten Datenträgern verantwortungsvoll gesichert werden, dass sie wieder reproduzierbar sind; Der Gesetzgeber schreibt hierbei keine Datenträgerart vor. Ein redundantes Sicherungskonzept auf Festplattenbasis reicht aus; auch CDs/DVDs sind möglich, wenn gleich diese unter bestimmten Gegebenheiten gelagert werden sollten.
  4. Eine schriftliche Verfahrensbeschreibung zeigt die einzelnen Schritte und Maßnahmen vom Papier bis zur digitalen Ablage auf.

 

In eine Abhängigkeit von DMS-Software oder Scandienstleister geraten Unternehmen nicht (Frage 3). „Genau das wollte der Gesetzgeber verhindern, als er die Vorraussetzungen für die Zertifizierung von Software festlegte: den Status einer revisionssicheren Software erhält nur der Hersteller, der eine definierte Möglichkeit zum einfachen Export, respektive zur Migration von DMS-Daten in ein anderes System eingebaut hat“, erklärt Roland Müller. „Und da wir gerade bei gesetzlichen Vorgaben sind (Frage 4): durch die digitale Betriebsprüfung ergeben sich für Unternehmen keine fiskalische Nachteile“, erklärt der Betriebsleiter der Pro Dokument gGmbH und erzählt weiter: „Im Gegenteil! Neben mir wohnt ein wirklich nettes Ehepaar: sie ist Steuerprüferin, er ist Steuerfahnder. Beim Bierchen in einer WM-Halbzeitpause erzählten sie, dass bei einer Steuerprüfung nicht mehr, sondern nur schneller geprüft werden soll. Wenn sie die Belege digital erhielten, hätten alle weniger Arbeit – Steuerprüfer und Unternehmen.“

 

Durch DMS wird auch die Ablage, Suche und interne Verarbeitung von Dokumenten effizienter. Einige Unternehmen fürchten jedoch bei der Umstellung von Papier auf digitale Unterlagen eine mangelnde Akzeptanz der Belegschaft, insbesondere der Ü-55-jährigen (Frage 5). „Mit Speck fängt man Mäuse“, meint Müller. Vorbehalte würden durch positive Ergebnisse der Kollegen ausgeräumt. „Unternehmen führen DMS sinnvoller Weise in den Abteilungen ein, bei denen die Papierflut den größten Leidensdruck erzeugt. Schon nach wenigen Tagen erzählen diese Mitarbeiter begeistert, wie einfach DMS ist und wie viel Zeit sie täglich sparen. In den allermeisten Fällen, wollen dann nach kurzer Zeit andere Abteilung auch DMS haben – ältere Mitarbeiter eingeschlossen“, berichtet der 43-jährige Betriebsleiter aus seinem umfangreichen Erfahrungsschatz.

 

ROI nach 6 bis 12 Monaten erreicht

Unabhängige Studien[B]belegen, dass sich professionelles Dokumenten-Management bereits zwischen 6 und 18 Monaten amortisiert (Frage 6). Die Suche nach Dokumenten verkürzt sich auf wenige Sekunden. Durch einen effizienten digitalen Dokumenten-Workflow müssen keine zusätzlichen Kopien für relevante Mitarbeiter oder Abteilungen mehr gemacht werden. Das reduziert erheblich Papier- und Tonerkosten sowie den zusätzlichen Platzbedarf und kostbare Arbeitszeit. Ebenso gehen bei dezentral aufgestellten Unternehmen keine Skonti durch (zu) lange Bearbeitungszeiten bei der Eingangsrechnungsprüfung mehr verloren. Falsch abgeheftete und nicht wieder auffindbare Belege gehören der Vergangenheit an, denn in einem DMS sucht man nicht an physikalischen Orten, sondern nach Schlagworten (Indizes) in einer zentralen Datenbank mit direktem Verweis auf die Dokumente. „Die meisten Unternehmen – vor allem die, die DMS konsequent umsetzen – haben ihre Investition nach 6 bis 12 Monaten wieder ´raus“, resümiert Roland Müller. Dabei sei es unabhängig, ob man in ein eigenes DMS-System mit Hard- und Software investiert oder die Dokumente durch einen Scandienstleister wie die Pro Dokument gGmbH digitalisieren lässt. „Oftmals ist eine Kombination aus implementierter Software und Scandienstleistung die beste und preiswerteste Lösung. Das hängt von der Größe der Unternehmen und den innerbetrieblichen Abläufen ab“, erklärt Betriebsleiter Müller.

 

 

 

Infothek:

þDie Pro Dokument gemeinnützige GmbH

þGründung: 2002 als Integrationsunternehmen und 100% Tochter der Sozialgruppe Kassel e.V.

þBranchen: Scan-/Digitalsierungsdienstleistungen (< 220.000 Seiten/Tag) und Aktenvernichtung (< 8 Tonnen/Tag)

þStandort: Kassel; bundesweit agierend

þReferenzen: IT-Mittelstand 06/2006; www.pro-dokument.de; www.lesspaper.de

 

(Worte: 1.168; Zeichen: 8.796)

Kassel, 2006-10-25

 

« ZURÜCK

Unternehmen

Unternehmen

kunden-orientiert, innovativ                     ...mit sozialem Auftrag

Daten-Hosting

Daten-Hosting

Data-Hosting - Zugriff auf Ihre Daten ...jederzeit sicher und weltweit!

Projekt-Management

Projekt-Management

Unser Dienstleistungsportfolio ist ganzheitlich und modular.