Presse

Pressespiegel - alles rum um das Thema Dokumenten-Management.

Handlungsleitfaden des Bundeswirtschaftsministeriums zum Scannen und elektronischen Archivieren online

19.12.2007

Papierflut bewältigen / Handlungsleitfaden des Bundeswirtschaftsministeriums zum Scannen und elektronischen Archivieren online

Pro Dokument gGmbH, Scandienstleister aus Kassel, half als Fachberater bei der inhaltlichen Erstellung.

 

Seit vielen Jahren ist die elektronische Dokumentenverwaltung in Wirtschaft und Verwaltung nicht mehr wegzudenken. Die rasche Verfügbarkeit erforderlicher Dokumente am jeweiligen Ort und zu beliebiger Zeit trägt wesentlich zu Transparenz und Effizienz in Geschäftsabläufen bei. Auf Grund dessen hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) diese Woche einen „Handlungsleitfaden zum Scannen von Dokumenten“ online veröffentlicht. Er ist das Ergebnis einer Studie der Universität Kassel unter Leitung von Prof. Dr. jur. Alexander Roßnagel und Dr. jur. Silke Jandt und zeigt Unternehmen sowie Verwaltung auf, wie sie durch rechtskräftige elektronische Archivierung die Aufbewahrung von Papieroriginalen zukünftig verzichtbar machen können. Es ist bereits die zweite Publikation zum Thema Dokumenten-Management (DMS) und ergänzt den "Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronsicher und elektronisch signierter Dokument" aus dem Jahre 2007.

Den Projektverantwortlichen der Uni Kassel war wichtig, keine reine wissenschaftliche Abhandlung zu verfassen, sondern praxisorientierte Empfehlungen zu geben. Aus der Praxis für die Praxis lautete neben den juristischen Abwägungen das Motto. Wie auch bei der ersten Publikation ließen sich die juristischen Wissenschaftler vom Dokumenten-Management-Center der Firma Pro Dokument gemeinnützigen GmbH aus Kassel inhaltlich beraten. „Wir konzentrierten uns auf die speziellen Probleme, die beim Scannen von Papierdokumenten sowohl des Posteingangs als auch bei Altarchiven auftreten“, so Roland Müller, Betriebsleiter eines der größten Scandienstleister in Deutschland. „Auf Grund unserer umfänglichen Erfahrung konnten wir aus Kunden- und Anwendersicht technische und organisatorische Vorschläge sowie Hinweise für die Ausgestaltung des Scannprozesses vorstellen, die für die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben geeignet sind.“

 

Die Pro Dokument, als Integrationsunternehmen für Schwerbehinderte vor 6 Jahren gegründet, digitalisiert mit ihren 30 Fachkräften jeden Monat rund 1,2 Mio. Seiten. Maschinell sind sie in der Lage nahezu das dreifache Volumen zu bewältigen. Das wird auch notwendig sein. Gemäß unterschiedlichen Studien wird die elektronische Archivierung in kurzer Zeit auch im Mittelstand umfänglich Einzug halten. Scandienstleister erwarten Arbeit, viel Arbeit. „Wir sind für die Zukunft gerüstet“, sagt der 45-jährige Betriebsleiter. „Vor allem bieten wir als einer der wenigen Scandienstleister in Deutschland die digitale Vorhaltung von Daten auf unseren Hochverfügbarkeitsservern; des Weiteren auch Dokumenten-Management-Software (DMS) On Demand. Letzteres bedeutet, dass unsere Kunden keine Software kaufen und implementieren müssen, sondern sie über eine verschlüsselte und gekapselte Internetverbindung umfänglich sicher nutzen können. Das schafft kundenseitig Kostentransparenz und die Möglichkeit, sich auf das eigenes Kerngeschäft zu konzentrieren.“

 

Soziale Einrichtung mit EDV-Kompetenz

Gerald Reißmann, Geschäftsführer des Scan-Profis, verweist in Verbindung mit den BMWi-Veröffentlichungen auf einen weiteren Aspekt: „Die Erwähnung der Pro Dokument gemeinnützigen GmbH als Fachberater in ministerialen Veröffentlichungen unterstreicht nicht nur unsere Kompetenz als Scandienstleister – viel mehr noch dokumentiert sie, dass auch Integrationsunternehmen als vollwertige Wirtschaftsunternehmen mit verlässlichem Know How angesehen werden.“

 

Internet-Quellen:

 

 

Infothek:

þ Die Pro Dokument gemeinnützige GmbH

þ Gründung: 2002 als Integrationsunternehmen und 100% Tochter der Sozialgruppe Kassel e.V.

þ Branche: Scan-/Digitalsierungsdienstleistungen (< 240.000 Seiten/Tag) und Aktenvernichtung (< 8 Tonnen/Tag); 30 Mitarbeiter, davon 20 mit einer Schwerbehinderung

þ Standort: Kassel; bundesweit agierend

 

Hinweise für die Redaktion:

Für Rückfragen und weitere Infos steht Ihnen zur Verfügung:

Roland Müller (Betriebsleiter)

Tel.        0561/52 99 07 4 – 0

@Mail:   roland.mueller@pro-dokument.de

 

« ZURÜCK

Unternehmen

Unternehmen

kunden-orientiert, innovativ                     ...mit sozialem Auftrag

Daten-Hosting

Daten-Hosting

Data-Hosting - Zugriff auf Ihre Daten ...jederzeit sicher und weltweit!

Projekt-Management

Projekt-Management

Unser Dienstleistungsportfolio ist ganzheitlich und modular.