Betriebswirtschaftliche Betrachtung eines Dokumentenmanagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente:

• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

	Vorteile vom ersten Tag an Sofortiger Zugriffe auf beliebige Dokumente von überall Zeitersparnis für Ablage/Rückstellung und Wiedervorlage von bzw. Warten auf Dokumente Keine falsch abgelegten, fehlgeleiteten oder verlorenen Akten mehr Einfache Suche der Dokumente nach beliebigen Kriterien Abbildung in anwendungsspezifischen Akten- und Ordnerstrukturen Schnelle Weiterleitung hausintern und extern Reduzierung der internen Kopieraufwendungen z.B. bei Mehrfachverteilung Parallele Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht parallele Abläufe Automatische Sicherung des kompletten Archivs Keine Möglichkeit der Aktenmanipulation oder Aktenentnahme bei revisionssicheren Archiven Wegfall der Bereinigungsarbeiten bei Altakten Automationsmöglichkeiten dokumentenbasierten Prozesse Raumersparnis Spar- und Gewinnpotentiale Verringerung des Papierverbrauchs und Druckkosten bis zu 70% Reduzierung von internen Bearbeitungszeiten Reduzierung von Warte- und Liegezeiten Effizienzsteigerung beim Personal Reduzierung von Durchlaufzeiten bei internen Prozessen Senkung von Logistikkosten Senkung der Raumkosten Return of Investment schon nach 6 Monaten