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Begriff Definition
Ablagedient der kurz-und mittelfristigenAufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten zum Zweck des schnellen und einfachen Zugriffs und ist als dynamischer und veränderlicher Teil eines DMS zu betrachten. Sie ist mit einem klassischen Dokumenten-Management-System im engeren Sinn gleichzusetzen.
 
Ablagestrukturein hierarchisches Ordnungssystem für die Archivierung von Dokumenten. Mit Hilfe der Ablagestruktur bestimmt der Anwender wo, d.h. unter welcher Rubrik, das zu archivierende Dokument abgelegt wird.
 
Archivdient der langfristigen, geordneten und statistischen Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten. In einem Archiv kann einheitlich nach allen dort abgelegten Dokumenten recherchiert werden. Auf archivierte Dokumente wird im Normalfall nicht verändernd, sondern nur lesend zugegriffen.
 
Archivsystemewerden im Allgemeinen als Endablage eingesetzt und dienen zur revisionssicheren, unveränderbaren Speicherung von Informationen. Elektronische Archivsysteme gehen von einem ähnlichen Ansatz wie die klassischen Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinne aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne Dokumente und Container verwaltet. Archivsysteme besitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen in Jukeboxen zu verwalten.
 
BLOB(Binary Large Object) ein Datenobjekt, das vom Archivsystem verwahrt aber nicht interpretiert wird.
 
BLOB IDdie interne Identifikationsnummer des Datenobjekts (BLOB).
 
Bürokommunikation (BK)ein aus einzelnen Modulen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafikanwendung, Datenbank, Kalender oder E-Mail bestehendes Softwarepaket. Unterschieden werden oft die im Hintergrund liegenden Module wie Mail- oder Datenbankkomponenten als „Back-Office“ und auf der anderen Seite direkte, am Bildschirm ausführbare Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafikanwendungen als „Front-Office“.
 
CD(Compact Disc) industriell gefertigter Nur-Lese-Speicher. Ursprünglich von Philips und Sony als Audio-CD entwickelt.
 
CD-R(Compact Disc - Recordable) optische Speichermedien, die dem Anwender das einmalige Beschreiben des Mediums ermöglichen.
 
CD-ROM(Compact Disk - Read Only Memory) industriell gefertigte optische Speichermedien in der Größe 5 1/4 Zoll, die vom Anwender nur gelesen werden können. CD-ROM haben eine Kapazität von mindestens 650 MB.
 
Check-in, Check-outeine Funktion von DMS für den dokumentierten Export und Import von Dateien aus und in das DMS, wodurch u.a. auch die externe Bearbeitung außerhalb des Systems ermöglicht wird.
 
Clientein System in einer Netzverbindung, das einen Dienst nicht selbst erbringen kann, sondern die Dienstleistungen eines Servers in Anspruch nimmt.
 
Client-Server-Architekturbeschreibt das Zusammenspiel zwischen Ressourcen eines Arbeitsplatzes mit speziellen Ressourcen einer zentralen Instanz aus der Sicht des Client. Ein Server kann wiederum zu einem Client werden, indem er andere Dienste nutzt. Zu den typischen Client-Funktionen zählen Benutzeroberflächenunterstützung oder lokales Dokumenten-Management. Server-Funktionen zeichnen sich z.B. durch zentrale Datenbankverwaltung oder Kommunikationsmanagement aus.
 
COLD(Computer Output on Laser Disk) Verfahren zur Massendatenarchivierung auf digitalen optischen Speichern. COLD-Systeme nehmen Dateien entgegen, extrahieren Indexdaten und speichern die Informationen. Die Daten können formatgetreu unter Verwendung von Overlays oder Hintergrundlayouts angezeigt werden
 
DDE(Dynamic Data Exchange) Microsoft-Standard zum Austausch von Daten zwischen Anwendungsprogrammen.
 
DMADocument Management AIliance
 
DMA-Modellspezifiziert grundlegende Operationen und gemeinsame Elemente aller DMA-konformen Dokumenten-Management-Systeme. Der Zugriff auf ein DMA-System wird über Zugriffspunkte und Servicepunkte bereitgestellt. DMA Middleware sorgt für die Verteilung der Zugriffe. Für den Client bietet DMA eine einheitliche Sicht auf alle Dokumente, unabhängig von ihrem Ort, ihrer Erstellung usw.
 
DMSDokumenten-Management-System
 
Document lmagingcomputergestützte Erfassung, Speicherung, Suche, Änderung und Ausgabe von Images.
 
Document Management AIliance(DMA) ein Zusammenschluß von über 100 Unternehmen mit dem Ziel, Standards und Produkte zur Verfügung zu stellen, die die Interoperabilität von Dokumenten-Management-Anwendungen ermöglichen.
 
Dokumententspricht nicht nur den ehemaligen Papierdokumenten, sondern kann daneben jede andere digitale Form von Informationen beinhalten, die zu einem Dokument verbunden werden. Ein Dokument kann aus einem (z.B. einem Bild oder einem Datensatz) oder mehreren Einzelobjekten (z. B. mehreren Bildern, einer Datei mit integrierten Bildern, Texten und Tabellen, gemischten Inhalten aus mehreren Quellen) bestehen.
 
Dokument-ID (Dok-ID)eine eindeutige Dokumentnummer, die zur Identifizierung dieses Dokuments dient. Die ID-Nummer ist fortlaufend und wird von dem Erfassungssystem automatisch vergeben.
 
Dokumenten-ManagementErfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit. Unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente gespeichert sind.
 
Dokumenten-Management-System (DMS)Gesamtsystem, bestehend aus Hard- und Software, mit dem die in einem Unternehmen anfallenden Informationen aufgenommen, verwaltet und bearbeitet werden. Diese Informationen können in Papierform oder elektronisch vorliegen. Die Papierdokumente werden vor der Erfassung in ein digitales Format überführt. Die zu erfassenden Dokumente werden indexiert und können somit gezielt gesucht und wiedergefunden werden. Des Weiteren ist eineVolltextsuche möglich, bei der direkt Bezug auf den Inhalt eines Dokuments genommen wird.
 
Dokumenten-Management-System (DMS) im enermöglicht die Verwaltung von Dateien in Netzwerken. Diese Systeme sind dokumentorientiert, das heißt Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen.
 
Dokumenten-Management-System (DMS) im weSammelbegriff für die sich zunehmend mischenden Systemkategorien Dokumenten-Management-Systeme (DMS) im engeren Sinn, Document Imaging, Groupware, Workflow, elektronische Archivsysteme mit digitalen optischen Speichern, E-Forms u.a.
 
DokumenttypAuch Dokumentart genannt, beschreibt Dokumente mit gleichen Merkmalen. Zur Klassifizierung von Dokumenten werden diesen bestimmte Dokumenttypen zugewiesen. Dokumenttypen werden nach Art ihrer Verwendung definiert und können zweckentsprechend eingerichtet werden. Solche Dokumenttypen sind zum Beispiel Notizen, Angebote, Bestellungen.
 
DVD(Digital Versatile Disk) ein Speichermedium im Format der Compact Disk, jedoch mit höheren Speicherkapazitäten.
 
EDI-Ausprägungen(Electronic Data Interchange) Oberbegriff für Systemkonzepte, die es ermöglichen, in einem EDV-System erstellte Daten zu einem anderen System zu übertragen und dort direkt elektronisch weiterzuverarbeiten
 
EDMS1. (Electronic Document Management System) DMS. 2. (Engineering Document Management System) ein DMS zum bevorzugten Einsatz in einer technischen Umgebung zur Integration von Produktionsplanungs- oder CAD-Systemen. 3. (Enterprise Document Management System) unternehmensweit eingesetztes Dokumenten-Management-System.
 
EnablingEinbindung/Ergänzung vorhandener Anwendungen in/um DMS-Funktionalität.
 
ErgebnislisteErgebnis einer Rechercheanfrage, aus dem der Benutzer ersehen kann, welche Dokumente die angegebenen Suchkriterien erfüllen.
 
FaksimileAbbild eines Originals. Information (z. B. Text, Grafik), die als Rasterbild vorliegt. Bei Faksimiles handelt es sich um nichtkodierte Informationen, die vom Rechner nicht direkt weiterverarbeitet werden können.
 
FunktionsrechtBerechtigung des Benutzers, in der Applikation eine gewisse Funktionalität nutzen zu dürfen.
 
GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer Buch- und Speicherbuchführung. In den GoBS sind die Grundsätze für die revisionssichere Archivierung und die Verfahrensdokumentation festgelegt.
 
Groupwaresetzt auf Modulen der Bürokommunikation auf, verknüpft die einzelnen Komponenten mit einer eigenen Intelligenz und stellt alle Werkzeuge aufgabenorientiert für die Zusammenarbeit von Gruppen zur Verfügung.
 
Grundsätze elektronischer ArchivierungAnforderungen an elektronische Archivsysteme, damit diese als revisionssicher, konsistent und recoveryfähig akzeptiert werden können (revisionssichere Archivierung).
 
Hierarchische Sucheeine Suchfunktion, bei der Dokumentklassen nach gespeicherten Dokumenten durchsucht werden.
 
Historieeine Funktionalität eines DMS, die dem Benutzer einen Überblick über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments gibt. Sämtliche Aktionen, wie die Erstellung, die Bearbeitung oder Änderung werden dokumentiert und können vom Benutzer eingesehen werden.
 
ICR(lntelligent Character Recognition) Methode zur Texterkennung in einem NCI-Dokument. Neben OCR-Methoden werden weitere Informationsquellen bei der Umwandlung berücksichtigt und so die Erkennungsrate gegenüber herkömmlichen OCR-Techniken verbessert.
 
IFS(lnstallable File System) ein Bestandteil der Architektur des Dateisystems, der für die Zugriffsvermittlung der verschiedenen Komponenten des Dateisystems verantwortlich ist.
 
IndexSuchkennzeichen; die Menge festgelegter Suchinformationen für das Retrieval und den Zugriff. Der Index setzt sich aus beschreibenden und identifizierenden Attributen zusammen.
 
Indexdatenbankeine integrierte Referenzdatenbank eines DMS, die die Indexinformationen der abgelegten oder archivierten Dokumente enthält.
 
Indexierungein in der Regel datenbankgestütztes Verfahren zur Erstellung möglichst eindeutiger Zugriffsinformationen für das schnelle Wiederauffinden gespeicherter Dokumente, Dokumentengruppen oder einzelner Teile von Dokumenten.
 
JavaProgrammierumgebung für das World Wide Web von Sun Microsystems und von Netscape und Microsoft lizensiert; zur Entwicklung interaktiver Dokumente und zur Verbindung von Programmen mit Websites.
 
JukeboxPlattenwechselautomat für optische Speichermedien. Jukeboxen erlauben heute einen Zugriff auf nahezu unbegrenzte Datenmengen.
 
LANLocal Area Network; dt. Lokales Netzwerk
 
Mappezählt zu den Indexen, die bei der Erfassung von Dokumenten nicht zwingend angegeben werden müssen. Sie stellt ein Ablageelement dar, dem nach Bedarf Dokumente zugeordnet werden, die bei einer Indexsuche entsprechend der Zuordnung wiedergefunden werden können.
 
MigrationMöglichkeit oder Notwendigkeit, Zugriffsinformationen und Dokumente von einem System in ein anderes zu überführen.
 
OCR(Optical Character Recognition; dt. Optische Zeichenerkennung) Methode zur Umwandlung von Texten im Rasterformat (NCI-Dokumente) in eine kodierte, vom Rechner zu verarbeitende Zeichenfolge (CI - Coded Information).
 
ODA (ISO 9613)(Open Document Architecture) ISO-Norm zur Beschreibung von Struktur und Inhalt komplexer elektronischer Dokumente.
 
ODBC(Open Database Connectivity) Standard für den herstellerunabhängigen Datenbankzugriff.
 
ODMA(Open Document Management API) standardisiertes Highlevel-Interface zwischen Desktop-Applikationen und Dokumenten-Management-Systemen (Client-Schnittstelle).
 
OLE(Object Linking and Embedding) Windows-Verfahren für die Verknüpfung von Objekten, OLE bietet zwei Möglichkeiten: 1. Linking: Verknüpfung eines Dokuments mit anderen Dateien (Text, Tabellen, Grafiken etc., die nicht Teil des ursprünglichen Dokuments werden, sondern eigenständige Objekte bleiben. 2. Embedding: Die Objekte werden Teil des Dokuments, in das sie eingebettet werden.
 
OLE-DBeine von Microsoft entwickelte, strategische Programmierschnittstelle auf Systemebene für einen universellen, unternehmensweiten Datenzugriff. Sie ist als Nachfolger von ODBC eingeführt worden. OLE-DB ist nicht auf Datenquellen von relationalen Datenbanken beschränkt wie ODBC, sondern ermöglicht den Zugriff auf alle Datentypen, unabhängig von ihrem Format oder der Speichermethode. Dadurch kann auf Excel-Daten, Textdateien, E-Mail-Daten etc. zugegriffen werden. OLE-DB stellt für die Programmierung COM-Schnittstellen zur Verfügung.
 
Onlinedirekte, den aktuellen Eingabeanforderungen entsprechende Informationsbereitstellung und Verarbeitung.
 
Online-ArchivDokumente im Online-Archiv sind im direkten Lese- und Schreibzugriff, das heißt die betreffende Speicherplatte befindet sich in einem Laufwerk (Einzel- oder Jukeboxlaufwerk).
 
Online-DatenbankDatenbank im direkten Zugriff, die die Ergebnisse sofort nach der Eingabe ausgibt; in der Regel zentrale Auskunftsdatenbanken, die über Telekommunikationswege von externen Benutzern konsultiert werden.
 
PDF(Portable Document Format) wurde von der Firma Adobe entwickelt und eignet sich für den systemübergreifenden Einsatz. Die in das PDF-Format umgewandelten Dateiinhalte lassen sich mit einem externen Viewerprogramm (Acrobat Reader), das für sehr viele Betriebssystemplattformen verfügbar ist, ansehen.
 
PoolPools enthalten BLOBs, die gleich behandelt werden sollen. Beispielsweise können dies BLOBs mit gleichen Aufbewahrungszeiten sein. In einem Pool können mehrere BLOB-Container enthalten sein. BLOBs können zu mehr als einem Pool gehören.
 
RAID(Redundant Array of Independent Disks; dt. redundantes Festplattenarrangement) ein Verfahren zur Datenspeicherung, bei dem die Daten mit Fehlerkorrekturcodes auf mindestens zwei oder mehr Festplattenlaufwerken verteilt gespeichert werden, um Leistung und Datensicherheit zu erhöhen.
 
RDBMS(Relational Database Management System) Datenbanksystem mit relationaler Architektur. Es eignet sich für die Verwaltung großer Mengen strukturierter Daten und deren selektive Auswertung. Die Informationen sind in mehrdimensionalen Beziehungen miteinander verknüpfbar, und es können Befragungen nach verschiedensten, miteinander verbundenen Kriterien erfolgen. Die Daten müssen für die Benutzung in einer relationalen Datenbank klar strukturiert sein und die späteren Suchkriterien genau von vornherein definiert werden.
 
Retrievaldas Wiederauffinden von Dokumenten oder Dokumentgruppen anhand festgelegter Indexkriterien.
 
Revisionssichere ArchivierungArchivierung entsprechend den GoBS. Langzeitspeicherung unveränderlicher Dokumente entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB.
 
Servereine Instanz (Hardware oder Anwendung), die einen bestimmten Dienst zur Verfügung stellt, der von den an das Netz angeschlossenen Arbeitsstationen genutzt werden kann. Der Server ist ereignisgesteuert, das heißt er ,wartet' auf Anfragen der Klienten (Clients). Bei Eintreffen einer Anfrage werden die entsprechenden Aktionen durchgeführt und die Antworten über das Netz an den Client zurückgesendet. Typische Server-Dienste sind gemeinsam genutzte Geräte (Shared Devices) und Datenbestände, externe Kommunikation, Druckservice, LAN-Kommunikation und –Management oder Server-Anwendungen.
 
SkalierbarkeitAusbau eines DMS, bei dem sich die alten und neuen Komponenten (im Gegensatz zur Kaskadierbarkeit) als eine logische Einheit darstellen (zum Beispiel eine weitere Jukebox an einem vorhandenen Jukeboxserver, die vom gleichen IRS verwaltet wird). Es handelt sich dabei um die Erweiterung des Speicherplatzes, der Systemleistung u. ä.
 
SQL(Structured Query Language) eine Datenbanksprache zur Abfrage, Aktualisierung und Verwaltung von Daten in relationalen Datenbanksystemen.
 
SQL (ISO 9075)(Structured Query Language) strukturierte Standardabfragesprache für die Definition, Aktualisierung, Verwaltung und Abfrage relationaler Datenbanken.
 
SQL-ServerDatenbanksystem
 
Stapeleinzugdient dazu, Massenbelege in einem Batchlauf bzw. Stapel nacheinander zu scannen. Die vorliegenden Dokumente werden in den Einzugsschacht eingelegt und blattweise vom Scanner eingelesen. Der Vorgang wird erst beendet, wenn das letzte Blatt eingezogen worden ist.
 
Strukturierte Sucheeine Suche, bei der Dokumente über die Indexe recherchiert werden. Zu diesen Indexen zählen beispielsweise Dokumenttyp, Erfasser oder Erfassungsdatum.
 
Suchhistoriedas Ergebnis einer Volltextsuche wird im Listenfeld der Gruppe Suchhistorie angezeigt. Die Liste enthält die Nummer des vom Programm vergebenen Suchlaufs, die Anzahl der gefundenen Dokumente und den Suchbegriff. In der Suchhistorie kann ein Suchterm ausgewählt werden.
 
TCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol) standardisiertes Netzwerkprotokoll, u. a. für das Internet.
 
Thumbnailkleine Voransicht (Preview) eines Bildes.
 
TIFF(Tagged Image File Format) standardisiertes Dateiformat für Images, das allerdings verschiedene Umsetzungen gestattet, so dass es für TIFF unterschiedliche Versionen gibt. TIFF kann von den meisten Bild- und Textverarbeitungsprogrammen erzeugt und weiterverarbeitet werden.
 
TrefferlisteErgebnis einer Rechercheanfrage, aus dem der Benutzer ersehen kann, welche Dokumente die angegebenen Suchkriterien erfüllen. Ergebnisliste, Hitliste.
 
TWAIN-Interfaceder Standard für Bildverarbeitungsprodukte, mit dem Dateien in grafischem Format von einem beliebigen TWAIN-kompatiblen Peripheriegerät eingelesen werden können.
 
VBA(Visual Basic for Applications) eine Makrosprache auf Basis von Visual Basic, die zum Programmieren einer Vielzahl von Windows-Anwendungen eingesetzt wird und auch in verschiedenen Anwendungen bereits enthalten ist.
 
ViewerProgramm zur Anzeige von einem bestimmten oder mehreren Dateiformaten. Ein Viewer erlaubt keine Bearbeitung der Dokumente.
 
Volltexttextliche Information einer CI-Datei (z. B. der Text eines WinWord-Files). Er unterliegt keiner einheitlichen Struktur und kann nicht effektiv in einem RDBMS gespeichert und recherchiert werden.
 
Volltext-Retrieval-SystemSystem zum Suchen und Wederauffinden von Dokumenten, Dokumentgruppen oder Dokumentteilen unter Bezugnahme des Volltextes.
 
VolltextdatenbankDatenbank, bei der der gesamte Text indexiert wird und dadurch eine inhaltliche Suche ermöglicht.
 
VolltextsucheSuchmethode, bei der direkt Bezug auf den Inhalt eines Dokuments genommen wird. Auch Bezugnahme auf Zeichenketten und Wortzusammenhänge ist möglich.
 
Vorgangsbearbeitung(Workflow) systemunterstützte, automatisierte, ganzheitliche Bearbeitung eines Vorgangs von einem Arbeitsplatz aus.
 
VorgangssteuerungUrsprünglich Synonym für Workflow (Workflow-System), beinhaltete aber lediglich die Verbindung einzelner Bausteine zu vordefinierten Dialogabfolgen.
 
WAN(Wide Area Network) Verbund geographisch weit verteilter unabhängiger Rechner zum Zweck des Datenaustausches innerhalb eines logischen Netzwerks.
 
Wildcardsvon der UNIX-Bash her bekannte Platzhalter (Zeichen, die nicht definiert werden), die den Teilinhalt eines Suchstrings offenhalten. D. h., er kann beliebig sein.
 
Workflowcomputergestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen oder Vorgängen (auch oft als Vorgangsbearbeitung bezeichnet).
 
Workflow Management Coalition (WfMC)internationaler Zusammenschluß von über 100 Workflow-Anbietern, Anwendern und Beratern, primäres Standardisierungsorgan im Workflow-Bereich.
 
Workflow Reference Modelsbeschreibt allgemeine Charakteristiken, Funktionen und Schnittstellen von Workflow-Systemen.
 
Workflow-Systemauch Workflow-Management-System genannt, ein System, das Arbeitsabläufe unter Berücksichtigung von Ressourcen, Terminen und Kosten mit Hilfe von Software definiert, steuert und ausführt. Ein Workflow-System besteht im Allgemeinen aus zwei Komponenten: der Buildtime-Komponente zur Vorgangs- oder Workflow-Definition sowie der Runtime-Komponente zur Workflow-Ausführung.
 
World Wide Web (WWW)Standards, die den Austausch und die Darstellung von Dokumenten in einem gemeinsamen, plattformunabhängigen Format beschreiben.
 
WORM(Write Once, Read Many) einmal beschreibbare und beliebig oft lesbare optische Speichermedien entsprechend der Größe 5 1/4 Zoll. WORM-Speicher haben unterschiedliche Kapazitäten von 1,3 GB bis 10 GB. Zu unterscheiden sind „Soft" WORMs (Kennzeichnung der Medien mit einem Code, Daten theoretisch veränderbar) und „True" WORMs (unveränderliche Aufzeichnung von Informationen durch physikalische Veränderung der Oberfläche, geeignetes Speichermedium für die revisionssichere Langzeitarchivierung).
 
Zugriffsrechtjedem zu archivierenden Dokument werden Zugriffsrechte zugeordnet. Es wird zwischen Lese- und Schreibrechten unterschieden. Benutzer mit Leserechten an einem Dokument können dieses Dokument einsehen, jedoch nicht verändern, während Benutzer mit Schreibrechten Änderungen an dem entsprechenden Dokument vornehmen können.
 
ZwangsindexierungBezeichnung für Indexe, die vom Benutzer vergeben werden müssen. Sie sind zur Archivierung eines Dokuments erforderlich. Wurde ein Index nicht korrekt oder gar nicht eingetragen, gibt das System einen Hinweis aus, und der falsche oder fehlende Eintrag muss ergänzt werden.
 


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